DATA SYNC

SEJEN CI collabore avec des partenaires du PEPFAR pour optimiser la gestion et l’utilisation des données sur les personnes vivant avec le VIH

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Contexte

« Le VIH est un important problème de santé publique qui a un impact sur le développement », affirme le Président ivoirien Alassane Ouattara dans la préface du Plan Stratégique National (PSN) 2016-2020. Il a ajouté que la Côte d’Ivoire s’inscrivait « dans une vision mondiale pour éradiquer le Sida d’ici à 2030 ».
En effet, des statistiques récentes de la Banque Mondiale et de l’ONUSIDA montrent que la prévalence du VIH en Côte d’Ivoire parmi les personnes âgées de 15 à 49 ans était de 2.8 % en 2017. Ces chiffres placent la Côte d’Ivoire presqu’en queue de la liste des pays d’Afrique de l’Ouest, devançant uniquement la Guinée Bissau (3.2%). De plus, dans la lancée vers les objectifs 90-90-90 de l’ONUSIDA, les récents résultats de la Côte d’Ivoire sont alarmants. Malgré que 88.1% des patients diagnostiqués soient sous traitement antirétroviral continu, et 75.9% de ces patients sous traitement maintiennent une suppression virale, il est estimé que seulement 37.29% de patients positifs connaissent leur statut sérologique.

Problèmes

Dans le cadre des activités du Programme Data Collaboratives for Local Impact (DCLI) en Côte d’Ivoire, SEJEN CI s’est rapproché de deux partenaires de mise en œuvre du programme President’s Emergency Plan For AIDS Relief (PEPFAR): Heartland Alliance International (HAI) et ACONDA VS. Ces deux organisations comptent plus de 170 sites de collecte des données cliniques (135 pour ACONDA VS et 35 pour HAI) sur les 916 sites recensés dans le pays en 2019, et représentent près de 20% des sites. A l’issue de ces concertations, trois problèmes majeurs ont été identifiés :

La qualité des données collectées est douteuse vu que de nombreux sites utilisent simultanément différentes instances du système de gestion des patients (le « SIGDEP ») et des processus manuels de synchronisation, générant ainsi des doublons.

La consolidation des registres de données et la création des rapports est un processus long et ardu consistant à comparer manuellement des indicateurs contre les jeux de données trimestriels fournis par chaque site.

Les données transmises au bureau central, sont traitées sur Excel et les outils d’analyses ou de visualisation utilisées sont rudimentaires, ce qui rend l’analyse longue et difficile.

Solutions

SEJEN CI a opéré de multiples interventions. Concernant ACONDA VS,

SEJEN CI a automatisé le processus de synchronisation des données entre les services (accueil, gestion de patients, pharmacie ou laboratoire, etc..) d’un site pilote par l’installation d’un réseau local reliant les systèmes et l’utilisation d’une instance unique de SIGDEP sur le site. Pour alléger le volume de travail manuel lors du reportage des données,

SEJEN CI a développé une application pour la consolidation des données et la synchronisation des indicateurs transmis au siège central.

SEJEN CI a développé un nouvel outil de vérification, validation des données pour HAI, contribuant ainsi à une amélioration de la qualité des données.

SEJEN CI a également développé des tableaux de bord afin d’encourager une meilleure gestion basée sur la prise de décisions informée à tous les niveaux de la chaine de données des partenaires.

TAUX DE DOUBLONS CHEZ ACONDA VS

SEJEN CI a utilisé un outil de Machine Learning pour identifier le taux de patients dupliqués (doublons). L’outil se basant sur des données telles que le nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse, etc. Dans un échantillon limité de sites visités (un centre hospitalier, centre de formation sanitaire et autre site), l’outil a permis de déceler jusqu’à 2% de doublons en moyenne.

Processus

SEJEN CI a commencé par l’analyse du processus de collecte de données. Ce diagnostic a identifié les 4 opportunités d’améliorations: (1) Durant le dépistage, le recueil d’informations sur les patients est fait soit dans des fichiers Excel soit dans le SIGDEP selon le site; (2) Dans certains sites informatisés, plusieurs instances de SIGDEP coexistent (pharmacie, laboratoire, etc.), augmentant les risques d’erreurs de transmission et de duplication; (3) Pour la transmission trimestrielle des données vers les centres régionaux, les informations extraites sont compilées avec des données provenant d’autres sources dans de larges fichiers Excel, qui sont acheminés par email, avec les fichiers d’autres sites vers le siège central; (4) Finalement, ce processus durait généralement entre 2 et 3 mois.

SEJEN CI a d’abord facilité l’utilisation d’une version SIGDEP unique sur le site pilote et développé une application pour la saisie désagrégée d’informations non collectées par le SIGDEP. Une autre application a été développée pour automatiquement extraire, transformer et charger (ETL) les données locales et les transmettre à la base de données du siège central. Parallèlement, l’équipe de SEJEN CI a également conduit des analyses pour identifier le taux de duplications (cas de doublons) et procédé à leur élimination et l’épuration des bases de données.

Résultats

Le system actuel permet aux employés du site de partager les données des patients avec les autres services sur un réseau local garantissant ainsi la validité des données et évitant certaines duplications. De plus, les doublons identifiés au cours de l’évaluation effectuée par SEJEN CI (voir vignette à la première page) ont été corrigés. Le traitement des rapports a été réduit d’une semaine à un jour produisant un gain de temps considérable. De plus, les délais de collecte et de compilation des données aux sièges centraux d’ACONDA VS et HAI sont passés d’une moyenne de 3 mois à moins d’une semaine ce qui assure une meilleure capacité de prise de décisions.

La gestion des systèmes d’information, du processus de collecte et d’analyse de données des Directions de l’Informatique de ACONDA et HAI ont été renforcés. L’application développée par SEJEN CI est en cours d’exploitation par les agents et le personnel travaillant au quotidien sur les données VIH chez le partenaire HAI conduisant ainsi à une meilleure qualité de données produites et transmises au PEPFAR.

Le succès de cette activité a incité ACONDA VS à répliquer cette approche sur tous ses sites. Le matériel requis pour supporter l’application ETL développée par SEJEN CI au siège central d’ACONDA VS a déjà été acquis. HAI a sollicité de SEJEN CI un transfert de connaissances afin d’informer l’acquisition d’une application similaire à celle développée et a décidé d’acquérir SALESFORCE (un case management system) pour le suivi des patients. SEJEN CI compte partager l’expérience acquise et proposer ces applications à d’autres partenaires de PEPFAR avec lesquels elle a récemment commencé à travailler.